Arkivvård


Att vårda sitt arkiv är viktigt! Många gånger upptäcker man inte hur viktigt det är, förrän det är försent.

Har ni tur hittar ni de handlingar ni söker, även om det tar tid att leta igenom alla pärmar, kartonger och pappershögar. Har ni mindre tur så har ni redan långt tidigare ledsnat på all oreda och slängt en hel del handlingar.

Det gäller att se skogen för alla träd - och det är här Föreningsarkivet i Sörmland kan hjälpa dig och din förening. Tillsammans med er kan vi ordna och förteckna era handlingar, vi hjälper er att gallra rätt handlingar och vi ger er också lösningar för att förvara arkivet på ett säkert sätt. Skogen förvandlas lätt till ett kalhygge om lokalerna inte är säkrade mot fukt eller brand.

Här kommer några enkla råd och tips som kan vara bra att ha med sig i det dagliga arbetet. Vill ni veta mer, eller har frågor kring något i texten, så är ni givetvis välkomna att höra av er till oss.



I den dagliga verksamheten

  • Håll ihop handlingarna
    Ett vanligt dilemma för många föreningar är att handlingarna förvaras på många olika platser, allra tydligast blir det när föreningen saknar egna lokaler. Ordföranden har en pärm med avtal och andra handlingar, sekreteraren har originalprotokollen, kassören har alla räkenskapshandlingar o.s.v. När så föreningen får en ny styrelseledamot så är det inte alltid att handlingarna följer med från den tidigare förtroendevalda, av olika anledningar. Det är inte alls ovanligt att spridda skurar med arkivmaterial lämnas in från dödsbon, där de anhöriga hittat gamla protokollsböcker i garderober och liknande utrymmen. För att undvika att arkivet splittras: bestäm en förvaringsplats där samtliga ledamöter förvarar sina handlingar. Har ni inte egna lokaler så kan ni använda er av kommunarkivet på orten. Skriv även in i stadgarna vad som ska hända med föreningens arkiv i det fall föreningen skulle tvingas upphöra med verksamheten.

  • Håll isär arkivbildarna
    Rymmer er verksamhet även dotterföreningar eller andra organisationer så är det viktigt att ni håller isär verksamheterna i arkivet. Med andra ord: blanda inte protokoll, medlemsregister m m från olika föreningar. Var och en av dem utgör egna arkivbildare. Har föreningarna liknande verksamhetsområden kan det annars bli mycket svårt att i framtiden se vilka handlingar som rör vilken förening.

  • Gallra kontinuerligt
    För att i framtiden slippa ta tid till att utreda om en handling kan kastas eller ej, kan det vara bra att ni, redan när handlingarna sätts in i pärmen, rensar ut arbetspapper, kladdar och dubbletter. Förvara gärna cirkulär eller andra utskick, som automatiskt sänds ut till många föreningar och som inte alltid specifikt berör just er förening, i särskilda pärmar eller lådor. Dessa hör inte hemma i arkivet utan behålls endast så länge som ni har nytta av dem i den dagliga verksamheten.

  • Använd bra material
    Till protokoll, avtal och andra viktiga handlingar som ska bevaras, bör arkivbeständigt papper samt bläck, märkt "Svenskt Arkiv", användas. Både papper och bläck finns att köpa i bokhandeln.

  • Laga aldrig med tejp!
    Laga aldrig söndriga handlingar med tejp! Antingen torkar tejpen och faller av, vilket gör papperet söndrigt men även missfärgat, eller så klibbar tejpen av sig och förstör även andra handlingar. Låt hellre papperet vara, ta en fotostatkopia på det och lägg originalet i ett papperomslag. Plastficka kan användas för kortare perioder.

Vad ska sparas?
Den röda tråden i arkivarbetet är att spara de handlingar som belyser den egna organisationens verksamhet och
liv. Med några få undantag så kan man uttrycka det så, att ni ska spara de handlingar som ni själva producerat, t ex:
  • protokoll och verksamhetsberättelser
  • avtal och kontrakt

  • korrespondens

  • räkenskaper
  • medlemsförteckningar
  • jubileumsskrifter

  • egna trycksaker

  • fotografier och pressklipp som rör verksamheten
  • fanor, standar
En del föreningar samlar och förvarar arkiv även från andra arkivbildare än de själva. En hembygdsförening kan t ex rymma både föremål, bibliotek och arkiv från en mängd olika verksamheter. Då är det extra viktigt att hålla isär den egna föreningens arkiv från de insamlade arkiven. Dessa bildar sedan, var och en i sig, egna arkiv inom föreningens arkivbestånd. En verksamhet: en arkivbildare.

Vad kan kastas?
Det är lika viktigt att gallra bort handlingar som att spara handlingar. Konsten är bara att spara och gallra rätt handlingar.
Här nedan har vi listat förslag på gallringstid för några olika typer av handlingar, men ni är givetvis välkomna att kontakta oss om ni har frågor eller är osäkra på om ni kan kasta en handling eller ej.
Handlingsslag Kan gallras efter
Inkomna cirkulär, trycksaker etc. 2 år eller vid inaktualitet
Handlingar för kännedom 2 år eller vid inaktualitet
Inkomna protokoll från distrikt eller andra organisationer 5 år eller vid inaktualitet
Kursanmälningar 2 år

Månads- och kvartalsrapporter om årsrapporter finns

 2 år
Dubbletter Vid inaktualitet
Verifikationer 10 år om kassaböcker finns
Offerter, ordererkännanden och följesedlar 2 år eller vid inaktualitet
Kontoutdrag 5 år
Hur och var ska vi spara?

  • I kartong, utan plast eller metall
    När handlingarna blivit inaktuella, dvs inte används i verksamheten längre, bör de förberedas för långtidsförvaring. Det innebär att allt skadligt material tas bort. Plastfickor tas bort, då de kan bleka trycket eller till och med få det att fastna på plasten. Även papper påverkas negativt av plast. Gem tas bort, då de kan rosta fast och förstöra papperet. Gummisnoddar är inte heller lämpligt i arkivsammanhang, då de torkar in, färgar av sig och faller bort. (Ni skulle bli förvånade om ni visste hur ofta gummisnoddar används i arkivsammanhang!) Handlingarna läggs sedan i syrafria pappersomslag för att till sist läggas i särskilda arkivkartonger som skyddar arkivhandlingarna från ljus och damm.

  • Arkivlokalen
    Arkivlokalen bör vara skyddad från fukt, brand, skadedjur och inbrott. Få föreningar har möjlighet att satsa på egna lokaler utan väljer i stället att förvara arkivet hos någon arkivinstitution. Större riksorganisationer har ibland egna, centrala, depåer för hela rörelsen.

    I Sörmland finns för närvarande möjlighet att förvara föreningsarkiv gratis i länets kommunarkiv. Dessutom tar Företagens arkiv i Sörmland emot ekonomiska föreningar för förvaring, och arbetarrörelsens föreningar i Katrineholm kan lämna in handlingar för förvaring vid Arbetararkivet i Katrineholm. Länets 64 hembygdsföreningar förvarar lokalt material i sina lokaler och visst föreningsmaterial finns även förvarat vid Sörmlands museum samt Eskilstuna stadsmuseum. Länkar till de olika arkiven finner du här. En del föreningar har ändå valt att satsa på egna arkivlokaler. Är din förening intresserad av hur en sådan lokal bör utformas, samt vill veta mer om vilka kostnader som detta innebär, så kan vi på Föreningsarkivet hjälpa till med information kring kravspecifikationer samt med att förmedla kontakt med en sådan förening.